Когда управляющая компания торгового центра обсуждает вывод администраторов, клининга или охраны на аутсорсинг, разговор почти всегда начинается с бюджета и вопроса цены. В центре внимания оказывается стоимость услуги аутсорсинга персонала. При этом реальный обмен происходит не только людьми. Подрядчик получает доступ к графикам смен, контактам арендаторов, схемам помещений, внутренним регламентам. Для объектов с высокой проходимостью это чувствительная зона. Ошибка здесь отражается на расходах и на репутации, юридических рисках и доверии арендаторов.
В последние годы Роскомнадзор публикует данные о компрометациях баз персональных данных. Эти сведения напрямую связаны с реальными рисками, которые могут возникать у бизнеса любой отрасли, в том числе у объектов недвижимости при работе с подрядчиками.
Статистика утечек персональных данных в России (данные Роскомнадзора)
|
Год |
Количество зафиксированных утечек |
Объем записей, оказавшихся в сети |
|
2023 |
168 случаев |
≈ 300 млн записей |
|
2024 |
135 случаев |
≈ 710 млн записей |
|
2025 |
118 случаев |
≈ 52 млн записей |
Эта таблица показывает, что только за три года количество сообщений об утечках и объемы персональных данных, попавших в сеть, измеряются сотнями миллионов записей. Рост объемов особенно заметен в 2024 году.
Почему риск утечки данных возникает именно в аутсорсинге
Особенность объектов с высокой проходимостью
ТРЦ и бизнес-центры ежедневно обрабатывают большие массивы информации. Списки арендаторов, данные пропускных систем, контакты эксплуатационных служб. Каждый сотрудник на смене видит часть этих сведений. При внешнем формате работы круг людей расширяется, а контроль становится сложнее.
Где циркулирует чувствительная информация
Пропускные системы
Сотрудники подрядчика взаимодействуют с турникетами и журналами доступа. В этих точках содержатся ФИО, время входа и выхода, иногда паспортные данные посетителей и работников.
CRM арендаторов
Администраторы получают телефоны и электронные адреса компаний-арендаторов для оперативных задач. Эти сведения имеют коммерческую ценность и требуют аккуратного обращения.
Табели и сменные листы
Документы учета содержат персональные данные как штатных сотрудников объекта, так и подрядчиков. Их передача без четкого регламента формирует уязвимость.
Основные цифровые и организационные угрозы
Человеческий фактор и ротация линейного персонала
Высокая сменяемость сотрудников усиливает риск. Новый работник может не знать внутренних правил объекта. Подбор персонала без полноценного инструктажа увеличивает вероятность ошибок и неверной передачи информации.
Ошибки в передаче доступов
Универсальные логины, одинаковые пароли, отсутствие журналов действий приводят к потере контроля. После увольнения сотрудника доступ иногда сохраняется неделями.
Непрозрачные подрядчики
- Отсутствие соглашений о конфиденциальности.
- Нет политики хранения данных.
- Использование личных устройств без ограничений.
Как минимизировать риски на этапе выбора подрядчика
Документы и регламенты
Надежный подрядчик предоставляет политику обработки персональных данных, шаблон NDA и внутренние инструкции. Эти документы отражают зрелость процессов.
Проверка истории и кейсов
Опыт работы именно с ТРЦ и бизнес-центрами имеет значение. Такой подрядчик понимает зоны повышенной чувствительности и требования управляющих компаний. Подбор персонала в сегменте массовых сервисных позиций требует отдельной экспертизы и методики отбора, которая присутствует у компании StaffMall.
Роль договора и SLA
В договоре фиксируются уровни доступа, ответственность сторон и сроки удаления данных после завершения проекта. Отдельное приложение с перечнем информационных систем снижает двусмысленность формулировок.
В договоре стоит выделить:
• NDA с перечнем типов данных и сроком обязательств.
• SLA с порядком реагирования на инциденты.
• Перечень систем и уровней доступа.
Внутренние меры заказчика, которые работают эффективнее запретов
- Разграничение прав доступа. Каждый сотрудник видит только те разделы, которые необходимы в его смене. Универсальные учетные записи исключаются.
- Логи действий сотрудников. Журналы входов и операций позволяют отследить источник проблемы. Это дисциплинирует и подрядчика, и штатную команду объекта.
- Инструкции вместо устных договоренностей. Письменные регламенты снимают разночтения. Сотрудник подрядчика получает четкие правила работы с документами и цифровыми сервисами.
При обсуждении бюджета многие компании снова возвращаются к вопросу о стоимости услуги аутсорсинга персонала. Однако реальная экономия формируется не только цифрой в договоре. Грамотный подрядчик снижает вероятность штрафов, конфликтов с арендаторами и репутационных потерь. Для управляющих объектов это стратегический фактор, а не формальность.
Безопасность данных в аутсорсинге — совместная зона ответственности. Подрядчик обеспечивает процессы и обучение сотрудников, заказчик задает правила доступа и систему контроля. Такой баланс позволяет использовать внешний персонал без утраты управляемости, доверия арендаторов и стабильности операционных процессов.
